In base alle disposizioni dell'art. 18 del D.lgs 81/2008 tutti i datori di lavoro di qualsiasi settore privato e pubblico devono comunicare annualmente all'INAIL, attraverso l'apposita procedura on line, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza.
La comunicazione all'INAIL deve essere effettuata per la singola azienda ovvero per ciascuna unità produttiva in cui si articola l'azienda stessa e deve riferirsi alla situazione in essere al 31 dicembre dell'anno precedente.
Tale comunicazione potrà essere effettuata sul portale INAIL fino al 31 marzo di ciascun anno; in sede di prima applicazione la scadenza della comunicazione per il 2009 (che esprime la situazione in essere al 31 dicembre 2008) è fissata al 16 maggio 2009.
In caso di mancata comunicazione la violazione comporta una sanzione amministrativa pecuniaria di  Euro 500,00.